Hyvän kehittämishankkeen tunnusmerkit

Päivitetty 27.9.2007. Tarkennamme ohjeistusta, kun  maaseutuviraston hankeopas ja muu ohjeistus valmistuu. 

Ohjelmakaudella 2007-2013 on entistä tarkemmin osattava nähdä jo hankeidean kypsyttelyvaiheessa, mistä hankemuodosta on kyse. On olemassa selkeä ero yritystukien ja hanketukien (kehittämishankkeiden) välillä. Yritystuissa hakijana on yksittäinen yritys tai henkilö (ja yritysryhmän kehittämistuessa vähintään 3 yritystä). Niissä sallitaan yrityskohtaisia toimenpiteitä ja hyödyn keräävät kyseiset yritykset. Yrityksille voidaan räätälöidä myös oma koulutushankkeensa.

Leader-toimintaryhmien rahoittamissa kehittämishankkeissa (pl. yritysryhmälle räätälöity koulutushanke) hyödynsaajina on kaikissa  hankemuodoissa laaja joukko ihmisiä, yhdistyksiä sekä elinkeinollisissa kehittämishankkeissa suurehko joukko eri toimialojen yrityksiä.

Toimintaryhmien rahoittamissa kehittämishankkeissa hakijana on rekisteröitynyt yhdistys, mutta tämän yhdistyksen lisäksi hankkeen tuloksista pääsevät hyötymään muutkin yhdistykset ja alueen asukkaat.

Käytössä on montaa erilaista hankemuotoa ja lähes kaikille on omat hakulomakkeensa ja sisältövaatimuksensa. Hankkeen pääasiallinen sisältö määrää, mihin hankemuotoon kukin hankeaihio tulee sovittaa.

Hanketukien erilaisia hankemuotoja ovat:

1) yleishyödyllinen kehittämishanke (hakijana ry)

2) elinkeinojen kehittämishanke (hakijana ry,  ei voi sisältää vain 1 toimialan yrityksiä tai pientä joukkoa yrityksiä, eikä voi olla yrityskohtaisia toimenpiteitä)

3) koulutushanke (TL 3:lla erikseen yrityksille ja muille asukkaille)

4) yleishyödyllinen investointi (hyödyttää laajaa joukkoa ihmisiä)

5) koordinointihanke (ns. sateenvarjohanke, jossa on pieniä alahankkeita: joko kehittämishankkeita tai yhteisöllisiä investointeja, ei käytössä vielä vuonna 2007)

6) kansainvälinen hanke (väintään 1 partneri muista EU-maista ja sen on saatava rahoitus oman alueensa toimintaryhmältä)

7) alueiden välinen hanke (vähintään 1 partneri toisen toimintaryhmän alueelta)

8) toimiston toimintaraha

Ohjelmakaudella 2007-2013 ei ole enää mahdollista hakea yhtä aikaa samalla hakulomakkeella yleishyödyllistä kehittämishanketta ja yleishyödyllistä investointia. Niitä on haettava eri lomakkeilla ja ne ovat siten 2 eri hanketta.

Uutta toimintaa

Hanke on tavoitteellista ja järjestäytynyttä toimintaa. Hankkeen sisältö ei voi olla yhdistyksen normaalia toimintaa, vaan jotakin uutta. Hankkeella on alku ja loppu, mutta hankkeen synnyttämä toiminta/tulokset jää eloon hankkeen päätyttyä. Hankkeella on vastuullinen hakijataho, jonka on oltava rekisteröity järjestö, vaikkapa kyläyhdistys tai maamiesseura.

Selkeä tavoite, tehtävä tai ongelma,

joka hankkeen toteuttamisella halutaan korjata tai parantaa. Tavoitteiden toteutumista on voitava seurata hankkeen edetessä. Tavoitteeseen pääsyä seurataan indikaattorilomakkeella jokaisen maksatuksen ja raportoinnin yhteydessä.

Täsmällisesti määritellyt ja perustellut toimenpiteet

Aiotut toimenpiteet on nimettävä ja perusteltava, miksi juuri niillä voidaan saavuttaa hankkeen päämäärä. Näin saadaan samalla aikaiseksi realistisiin kustannuksiin perustuva kustannusarvio. Varaudutaan myös yksityisrahoituksen lisäämiseen. Käytännössä se tarkoittaa oman rahallisen osuuden lisäämistä. Onnistuessaan hanke luo uutta ja tuottavaa toimintaa, joka jatkuu hankkeen jälkeen.

Realistinen aikataulu

Hankkeilla on aina oltava selkeä ja realistinen aikataulu. Hankepäätös ja –rahoitus myönnetään aina tietylle ajalle, jossa hanke tulee saattaa päätökseen. Hankkeen maksu- ja rahaliikenne päättyy hankkeen päättymispäivään. Loppuraportit ja viimeinen maksamishakemus liitteineen on oltava ELY-keskuksessa 4 kk sisällä hankkeen päättymisestä (Kasvun toimistossa 3 kk kuluessa hankkeen päättymisestä).

Hankkeen mahdollista jatkoaika on haettava Pohjois-Kymen Kasvun kautta ELY-keskukselta ennen hankkeen toteutumisajan umpeutumista. 

Tehtävät, vastuut ja päätöksenteko määritelty

Aikataulussa, tavoitteissa ja kustannusraameissa pysytään, kun vastuut ja tehtävät jaetaan ja määritellään eri hanketoimijoille. Hankkeeseen on kirjanpidosta vastaavan tilitoimiston/henkilön lisäksi nimettävä henkilö, joka vastaa maksatusten ja raportointien hoitamisesta ajallaan. Rakentamista koskevissa hankkeissa hankesuunnitelmaan kirjataan henkilö, joka antaa maksatuksissa tarvittavan valmiusastetodistuksen. Tämä voi olla hankkeen suunnittelija tai muu ammattihenkilö. Jos edellytetään rakennuslupaa, antaa valmiusastetodistuksen kunnan rakennustarkastaja.

Talous kunnossa: kustannukset ja rahoitus sekä kirjanpito

Hankkeen toteuttamiskustannukset on huolellisesti arvioitava ja niistä suoriutumiseen on varauduttava omalla rahoituspanoksella sekä mahdollisella talkootyöllä. Yksityinen rahoitus on aina osa hankerahoitusta ja talkootyöhön tarvitaan vapaaehtoisia toimijoita. Hanke ei siis voi tuottaa voittoa, vaan aina osa kuluista jää maksettavaksi omalla rahalla. Hakijan oman rahan määrä on selkeä lähtökohta hankkeen kustannusarvion suunnittelulle, kun suuntaa antava tukiprosentti on tiedossa.

Kustannusarvio täytyy laskea mahdollisimman huolella. Selkeät tarjoukset esim. ostopalveluista auttavat rakentamaan realistista kustannusarviota. Kustannusarviossa huomioidaan, että hankkeen tulot (esim. pääsylipputulot) vähentävät hankkeen tukea. Tuki maksetaan toteutuneiden kustannusten mukaan, ja tukikattona on rahoituspäätöksessä mainittu summa. Jos rahoituspäätöksessä mainittu kustannusarvio ylittyy, jäävät kaikki yli menevät kulut hakijan itsensä maksettavaksi.

Hankkeen välirahoitus on suunniteltava huolella. Kaikki laskut on maksettava omalla rahalla ja tuen maksatusta haetaan jälkikäteen. Toiminnallisissa hankkeissa on varauduttava noin 10 kuukauden maksuvalmiuteen.

Hyvä hankesuunnitelma

Hankesuunnitelmassa esitetään hankkeen oleelliset asiat: tavoitteen määrittely ja tehtävät toimenpiteet mahdollisimman seikkaperäisesti sekä niiden perustelut tavoitteen saavuttamisen kannalta, aikataulu, kustannukset ja rahoitus, hakijan ja muiden toimijoiden määrittely ja organisaatio (kuka päättää toimenpiteistä, kuka ne tekee, mitkä ovat vastuukysymykset ja millainen on muutoksentekomenettely).

Riittävä dokumentointi

Hankkeen toteuttajataho ja ohjausryhmä kirjaavat tehdyt päätökset ja vastuut kokouspöytäkirjoihin. Hankkeen etenemistä ja tehtyjä toimenpiteitä on helppo seurata, kun pidetään erillistä hankepäiväkirjaa. Mitä monimutkaisempi hankekokonaisuus on ja mitä useampia eri tahoja siinä on edustettuna, sitä tärkeämpää on selkeä päätösten ja tehtävien kirjaaminen, jotta tuloksia voidaan mitata ja toimintaa arvioida.

Hankkeen osapuolet

• hakija, vastaa juridisesti hankkeesta (hankkeen tavoitteiden toteutuminen, varojen käyttö, seuranta ja raportointi)
• hankkeen johtaja, vastuuhenkilö, hankkeen vetäjä
• yhteyshenkilö, vastaa yhteydenpidosta esim. viranomaisiin, rahoittajiin, usein samalla hankkeen vetäjä
• rahoittaja, toimintaryhmä tai viranomainen, joka on myöntänyt hankkeelle rahoitusta
• hankkeen edunsaajat ovat niitä ihmisiä, yrityksiä tai yhteisöjä, joiden etua hankkeen toteuttaminen palvelee
• Hankealoitteiden pitää lähteä hankkeessa mukana olevilta ja perustua heidän omiin tarpeisiinsa ja valintoihinsa sen sijaan, että hankesuunnitelma laadittaisiin ulkopuolisena asiantuntija tai viranomaistyönä.
• Hankkeen pitää voida reagoida sisäisiin ja ulkoisiin muutoksiin. Hankkeen vaikutuksia ja tulosten kestävyyttä on tarkasteltava koko hankkeen ajan. Suuntaviivana tälle tarkastelulle ovat hankesuunnitelman tavoitteet ja välineenä seurantamittarit. Jos alkuperäinen suunnitelma ei johda tavoitteiden saavuttamiseen tai jos tavoitteet huomataan epärealistisiksi, on suunnitelmaa vastaavasti muutettava. Muutosmenettelystä on sovittava rahoittajan kanssa.

Hankesuunnitelma

Kaiken lähtökohtana on hyvä hankesuunnitelma, josta käy ilmi

• MIKSI hankkeeseen on ryhdytty
• MITÄ hankkeella aiotaan saavuttaa
• MITEN tavoitteeseen päästään
• KETKÄ suorittavat hankkeeseen kuuluvat tehtävät

Hankesuunnitelman runko

1. Tiivistelmä

 Tehdään tiivis ja lyhyt yhteenveto hankkeen tavoitteista ja toimenpiteistä. Tiivistelmää voidaan käyttää myös ulkoisessa tiedotuksessa sekä hakemuskaavakkeen hanketiivistelmä-kohdassa.

2. Toteutusaika

Mietitään ja päätetään realistinen aikataulu, johon kuuluu hankkeen aloittaminen, toteutus ja päättyminen. Kaikki hankkeeseen liittyvät laskut on saatava maksettua hankkeen päättymispäivään mennessä.

3. Hankkeen tausta ja tarve

Kuvataan tarkemmin hankkeen taustalähtökohdat. Mikä on ongelma, johon halutaan ratkaisua. Mihin oivallukseen hanke perustuu? Kuka hanketta on käynnistämässä ja miksi? Miten hanke edistää maaseudun kehittämistä? Selvitetään hankkeen liittyminen Pohjois-Kymen Kasvun ohjelman tavoitteisiin sekä hankkeen mahdolliset yhteydet muihin ohjelmiin.

4. Kohderyhmä ja hyödynsaajat

Määritellään hankkeen keskeiset kohderyhmät sekä muut hankkeen toteuttamisesta hyötyvät tahot. Hankkeen kohderyhmä on se, jonka toimintaedellytyksiä hankkeella pyritään kehittämään. Hankkeella voidaan välittömästi vaikuttaa myös muuhun sellaiseen ryhmään, jonka toiminta edelleen vaikuttaa itse kohderyhmään.

5. Tavoitteet:

Tuotokset: konkreettiset, määrälliset, mitattavissa olevat asiat (esimerkiksi remontoitu seuratalo, kyläkirja, konserttien lukumäärä tms. )

Tulokset: vaikutukset kohderyhmässä, jotka syntyvät em. tuotoksesta, ne ovat usein laadullisia, vaikeammin mitattavissa olevia asioita (esim. hankeosaamiseen liittyvät tiedot ja taidot, yhteistyötaitojen paraneminen, asumisviihtyvyyden ja elämisen laadun paraneminen)

Vaikuttavuus: kohderyhmän aikaansaamat myönteiset muutokset toimintaympäristössä (esim. hyvien toimintamallien juurruttaminen, yhteistyön lisääntyminen)

6. Toteutettavat toimenpiteet

Luetellaan hankkeessa toteutettavat toimenpiteet mahdollisimman konkreettisesti ja yksinkertaisesti. Määritellään niille aikataulu. Toimenpiteet määräytyvät hankkeelle asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Päätetään, mitkä ovat hankkeen toteuttamisen kannalta hyvät ja yleisesti noudatettavat toimintatavat. Selvitys, miten toiminta jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen. 

7. Kustannusarvio

a) Toiminnallinen kehittämishanke

b) Rakentaminen (yleishyödyllinen investointi)

Lasketaan paljonko kustannuksia hankkeen toteuttamisesta aiheutuu. Kustannusarvioon sisältyvät myös luontoissuoritukset. Suunnitellaan, miten katetaan hankkeen kustannukset ja miten ajallisesti tulo- ja menovirrat ajoittuvat. HUOM! Hankkeen tulot arvioidaan (esim. pääsylipputulot) ja ne vähentävät hankkeen saamaa julkista tukea. Arvioidaan paljonko ja millaisia eri voimavaroja hankkeessa tarvitaan: henkilötyötä, tarvikkeita, laitteita, matkoja, hallintototyötä jne. Tehdään erillinen talkootyösuunnitelma, jossa ilmee kaikki talkootyö (missä toimenpiteessä, kuinka monta henkilöä, kuinka monta tuntia, tuntihinnan euromäärä, yhteensä euroa).

8. Rahoitussuunnitelma

a) Toiminnallinen kehittämishanke

b) Rakentaminen (yleishyödyllinen investointi)

Hallitus on tehnyt linjaukset tukiprosenteista eri tyyppisiin hankkeisiin. Yksityisrahoitusosuuksista ja talkootyön vaikutuksista rahoitukseen saa lisäohjeita Pohjois-Kymen Kasvun toimistolta. Rahoitussuunnitelmassa esitetään myös, mistä hankkeen yksityisrahoituksen raharaha saadaan. Lisäksi kerrotaan, miten hankkeen välirahoitus hoidetaan (tarvittaessa oltava jopa 10 kuukauden maksuvalmius).

9. Talkootyösuunnitelma,

sisältää kaikki talkootyöt (= ruumiillinen työ, jota perinteisesti kylissä on tehty talkoilla, ei vaadi erityistä osaamista; muita luontoissuorituksia ei enää hyväksytä). Talkootyösuunnitelma on siis selvitys niistä töistä, joita hakija pystyy hoitamaan ilman rahan liikuttelua. Kaikkien talkootyön rahallinen arvo on määriteltävä. Talkootyön arvo on 10 €/tunti/henkilö (vähintään 15 vuotta täyttänyt), traktori tai muu kone 20 €/tunti sekä mies- ja koneyhdistelmä yhteensä siis 30 €/tunti. Talkootyötä hyväksytään vain yhteisöllisissä investoinneissa enintään 75 %  ja yleishyödyllisissä kehittämishankkeissa enintään 100 % hankkeen yksityisrahoituksesta. Talkootyötä ei hyväksytä, jos yleishyödyllisessä investointihankkeessa hakijana on kunta tai kuntayhtymä.

10. Raportoinnin ja maksatuksen vastuuhenkilöt

Henkilön tai henkilöiden nimet jotka vastaavat raporttien ja maksatushakemusten laatimisesta sekä huolehtivat papereiden toimittamisesta aikataulun mukaan Pohjois-Kymen Kasvun toimistolle. Lisäksi nimetään henkilö, joka rakentamishankkeessa antaa maksatuksessa tarvittavan valmiusastetodistuksen (esim. hankkeen suunnittelija tai muu ammattihenkilö; tai kunnan rakennustarkastaja, jos hankkeelta edellytetään rakennuslupaa).

11. Kirjanpito ja tiedottaminen

Hankkeesta on oltava erillinen kaksinkertainen kirjanpito ( mielellään tilitoimisto tai vastaava ) Laaditaan hankkeen viestintäsuunnitelma (kuka, kenelle, mitä, milloin, mitä maksaa).  Hankkeiden tulee noudattaa Manner-Suomen maaseutuohjelman viestintäohjeita. Ohjeet löytyvät sivulta www.maaseutu.fi>Manner-Suomen maaseutuohjelma>viestintäohjeet. Mm. kaikki logot ja niihin liittyvä teksti on oltava tiedotteissa, lehti-ilmoituksissa yms. Myös Pohjois-Kymen Kasvun logo on oltava sekä myös Manner-Suomen maaseutuohjelman visuaalinen elementti.

EU edellyttää myös, että kaikkien hankkeiden on tiedotettava tuloksistaan hankkeen päättyessä.

12. Ohjausryhmä

Määritellään hankkeen ohjausryhmä, jos rahoittaja ohjausryhmän perustamista edellyttää. Jos ohjausryhmää ei edellytetä, muodostetaan hanketyöryhmä ja hankkeen organisaatio tehtäväkenttineen ja vastuualueineen. Ohjausryhmän/hanketyöryhmän kokouksia suositellaan pidettäväksi heti hankkeen alussa rahoituspäätöksen tultua, maksatushakemuksia jätettäessä ja viimeistään loppumaksatusta ja loppuraporttia käsiteltäessä.