Maksatuksen hakeminen

Päivitämme maksatusta ja raportointia koskevia ohjeita sitä mukaan, kuin ohjelmakauden 2007–2013 koskeva lainsäädäntö ja maaseutuviraston ohjeistus valmistuvat.

Yleistä

Eri hanketyyppien ohjeet vaihtelevat ja aikataulut ovat erilaisia. Maksuhakemuksen täyttöohjeissa (jokaiselle hanketyypille on tulossa omat kaavakkeet ja ohjeet) on kerrottu maksuhakemuksen täyttämiseen liittyvät asiat. Myös rahoituspäätökseen kirjatut erityisehdot on luettava tarkkaan ja noudatettava niitä.

Tuen saajan on säilytettävä kaikki hankkeen toteuttamiseen liittyvä materiaali maksuhakemuksen tueksi, esim. kilpailuttamisasiakirjat, talkoolistat, kopiot lehti-ilmoituksista jne.

Maksuhakemus toimitetaan Pohjois-Kymen Kasvun toimistolle ja se tulee vireille päivämäärällä, jolla se kirjataan diaariin toimintaryhmän toimistolla. Toimintaryhmä tarkistaa, että sille toimitettu maksuhakemus täyttää hakemukselle säädetyt muotovaatimukset ja arvioi maksuhakemuksen sekä liitteiden avulla, onko tuettava hanke edennyt tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman mukaisesti. Toimintaryhmä voi tarvittaessa pyytää hakijaa täydentämään hakemusta.

Maksuhakemus toimitetaan PK Kasvusta TE -keskukseen, joka tekee maksamisesta alustavan päätöksen ja toimittaa tiedot edelleen maaseutuvirastolle ( MAVI ). Maaseutuvirasto vastaa alustaviin maksupäätöksiin sisältyvien menojen tukikelpoisuuden tarkastamisesta ja hyväksymisestä sekä maksujen suorittamisesta. Maaseutuviraston suorittaman tarkastuksen ja hyväksynnän jälkeen TE-keskus päättää tuen maksamisesta maaseutuviraston hyväksynnän asettamissa rajoissa.

Kehittämishankkeiden hankemuotoja ovat:

1. YLEISHYÖDYLLINEN KEHITTÄMISHANKE (2306A)
2. ELINKEINOJEN KEHITTÄMISHANKKEET (2306B)
3. KOULUTUSHANKE  (2306C)
4. YLEISHYÖDYLLINEN INVESTOINTIHANKE (2306D)
5. KOORDINOINTIHANKE (vuonna 2009)
6. KANSAINVÄLINEN HANKE (tieto puuttuu)
7. ALUEIDEN VÄLINEN HANKE (tieto puuttuu)
8. LEADER-TOIMISTON TOIMINTARAHA (ei ohjeisteta tässä käsikirjassa)

Yrityshankkeet (2305): (ei ohjeisteta tässä käsikirjassa)

A. Yrityksen investointituki

1. Koneet ja laitteet sekä muu käyttöomaisuus
2. Rakentaminen
3. Rakennuksen hankinta

B. Yrityksen kehittämistuki
C. Yritystoiminnan käynnistystuki

Kustannukset ja rahoitus kirjanpitoon

Tukea voidaan myöntää tuettavasta toimenpiteestä aiheutuviin tarpeellisiin, välttämättömiin ja kohtuullisiin kustannuksiin, jotka ovat syntyneet tukihakemuksen vireille tulon jälkeen.
Rakentamisen suunnittelusta aiheutuviin kustannuksiin tukea voidaan myöntää ennen tukihakemuksen vireille tuloa syntyneisiin kustannuksiin.
Tuen saajan tulee pitää tuettavasta toimenpiteestä kirjanpitoa, joka järjestetään osaksi tuen saajan kirjanpitoa. Tuettavan toimenpiteen/toiminnan kirjanpito tulee voida vaikeudetta tunnistaa ja erottaa tuen saajan muusta kirjanpidosta. Hankkeelle on hyvä avata oma kustannuspaikka kirjanpidossa ja noudattaa tilien osalta rahoituspäätöksen kululajeja.
Yksityinen rahoitus ja julkinen rahoitus kirjataan erillisille kirjanpitotileille niin, että maksuhakemusta täytettäessä tai hanketta tarkastettaessa kirjanpidosta voidaan kyseiset erät selvittää. Julkinen tuki toteutuu jälkikäteen lukuun ottamatta ennakkona maksettavaa erää, yksityisen rahoituksen kertymistä seurataan hankkeen alusta alkaen

Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kirjanpitolain ja hankepäätöksen määrittelemän säilytysajan mukaan vuoteen 2020 asti.

Maksatuksen hakeminen 

Maksuhakemus tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten vahvistetulla lomakkeella (jokaiselle hankemuodolle on tulossa oma lomake, haettava aina uusimmalla lomakkeella, lomakkeita päivitetään). Hakemukseen liitetään tuen maksamisen edellytysten kannalta välttämättömät tilinpitoasiakirjat ja selvitykset sekä raportti hankkeen maksatuskauden toimenpiteistä.

Hakijan tulee sisällyttää maksuhakemukseen vain hankkeen tukikelpoisia kustannuksia. Maksuhakemusta verrataan hankesuunnitelman hyväksyttyyn kustannusarvioon.

Maksuhakemuksen allekirjoittaa toiminnan toteuttamisesta oikeudellisesti vastaava henkilö (selvitys nimenkirjoitusoikeudesta, kun tuensaajan puolesta toimiva allekirjoittaja esim. yhdistys). Nimenkirjoitusoikeuden muutoksista tehtävä ilmoitus rahoittajalle.

Puutteellinen hakemus on täydennettävä viranomaisen antamassa määräajassa, muussa tapauksessa hakemus hylätään.

Tuen maksamisen edellytykset

Tuen maksaminen edellyttää, että tuen saaja on noudattanut tukipäätöksen mukaisia tuen ehtoja. Lisäksi maksamisen edellytyksenä on tuen saajalle aiheutuneen menon tosiasiallisuus, lopullisuus ja todennettavuus. Tuensaaja esittää näitä edellytyksiä koskevat asiakirjat ja selvitykset. On myös esitettävä selvitys kustannusten kohdentumisesta tuettavaan toimenpiteeseen.

Tukikelpoisten kustannusten perusteena olevan toiminta/toimenpide on toteutettu ja siitä aiheutuva lopullinen kustannus on maksettu ja kirjattu yrityksen/yhdistyksen kirjanpitoon.
Ennen viimeisen erän maksamisen hakemista kaikkien maksujen on oltava suoritettuina. Menojen tulee olla tuen saajan maksamia.

Kustannusten kohtuullisuus

Julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaan tai selvitys, että meno perustuu hankinnan tai toimenpiteen osalta paikkakunnan tavanomaiseen hintatasoon ja että toimenpide on toteutettu tuen myöntämistä koskevassa päätöksenteossa edellytetyin tavoin kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla.

Muun rahoituksen selvittäminen 

Maksuhakemuksen yhteydessä on tuensaajan esitettävä selvitys yksityisen rahoituksen toteutumisesta rahoituspäätöksen mukaisesti. Jos yksityinen rahoitusosuus kerätään osallistumismaksuilla tai vastaavilla suoritteilla on annettava selvitys maksujen kertymisestä. Toimintaryhmä selvittää kuntarahan maksun toteutuneita kustannuksia vastaavasti ja näin siis TE-keskuksen rahoituserä maksetaan viimeisenä hankkeelle.

Tuen maksuerät ja maksamisen hakuaika 

Kehittämisen hanketukea voidaan maksaa vuosittain enintään neljässä erässä ennakko mukaan lukien. Ensimmäisen erän maksamista on haettava vuoden kuluessa tuen myöntämisestä (rahoituspäätöksen päivämäärästä laskettuna ennen kuin vuosi täyttyy).

Koneen, laitteen, aineettoman omaisuuden hankinta tai muun käyttöomaisuuden hankinta maksetaan enintään kahdessa erässä.

Investointituki rakentamiseen, laajentamiseen tai peruskorjaamiseen (yritys/yleishyödyllinen investointi) maksetaan enintään kuudessa erässä. Viimeisen erän tulee olla vähintään 20 % tuen määrästä. (Mikäli on haettu ennakkoa, viimeinen erä 30 %.)

Toimenpiteen toteuttamiselle asetetun määräajan päättymisestä / toiminnan päättyessä viimeistään neljän kuukauden sisällä on haettava tuen viimeisen erän maksamista.

Jos hankkeelle on maksettu tukea ennakkona, tuen viimeinen erä on vähintään 30 % myönnetyn tuen määrästä (Elinkeinojen kehittämishanke, yleishyödyllinen investointi tai kehittämishanke).

Ennakon maksun hakeminen ja ennakon maksaminen

Yksityisoikeudelliselle yleishyödylliselle yhteisölle (esim. yhdistys) voidaan maksaa tukea ennakkoon ennakkomaksun edellytysten täyttyessä, ja jos tuen myöntämistä koskevaan päätökseen on sisällytetty ehto ennakon maksun edellytyksistä.

Tukea voi maksaa ennakkoon vain kerran ja määrä on enintään 20 % myönnetyn tuen määrästä. Tuen hakijan on ensimmäisessä maksuhakemuksessaan yksilöitävä haettu ennakko mahdollisesta syntyneiden kustannusten perusteella haetusta tuen osasta. Ennakon maksamiseksi voidaan edellyttää vakuuden asettamista.

Menotositteet ( kirjanpitoon kirjatut laskut ) ja maksutositteet ( tosite maksusta)

Tuettavista kustannuksista oltava yksilöity lasku ja tosite sen maksamisesta tai jos maksu ei perustu laskuun, yksilöity kassakuitti. Laskuun tai tositteeseen on kirjoitettava tai leimattava ”MSR ja hankepäätöksen hankenumero”.

Suoritettu hankinta (mistä kustannus aiheutuu) on oltava selkeästi tietona laskuissa, kuiteissa ja kirjanpidossa. Myös laskuihin kuuluvat lähetyslistat ja muut liiteasiakirjat tulee säilyttää maksuhakemusta varten.

Arvonlisäveron osuus erotetaan tai noudatetaan hankepäätöstä arvonlisäveron suhteen (yleishyödylliset hankkeet). 

Laskut

• laskut kohdennetaan hankkeeseen kuuluviksi, merkintä MSR ja hankenumero päätöksestä (laskun maksaja tai kirjanpitäjä tekee)
• laskun sisällön on oltava selkeä ja ymmärrettävä (mikä tuote tai muu suoritus, josta on maksettu). Laskun vastaanottajaksi merkitään hankkeen toteuttaja (yhdistys, ei yhdistyksen puheenjohtaja tai sihteeri) ja viitetietoihin tai laskutustietoon ”hanke se ja se”. Nämä tiedot annetaan tilauksen/sopimuksen yhteydessä ja laskuttaja kirjoittaa ne valmiiksi.
• laskussa merkintä maksettavaksi hyväksymisestä ja laskujen hyväksyjän allekirjoitus.
• tiliöinnissä merkinnät laskuun: tositenumero, käytetyt kirjanpitotilit, MSR ja hankenumero, maksupäivä sekä muut tarvittavat merkinnät.
• kirjanpitoon vietäessä tositteen sisältö on kirjattava tekstinä niin, että pääkirjassa näkyy mistä on maksettu (ostopaikan nimi on vähemmän tärkeä tieto).

Maksutositteet

• Maksaminen voi tapahtua normaalisti käytettävän maksutavan mukaisesti. Pankissa maksuleimaus tai pankkiyhteysohjelmista laskujen maksun palaute liitteeksi maksettuun laskuun tai tiliotteella maksutiedot.
• Kaupan yksilöity kassakuitti tai muu luotettava selvitys käy

Kaikista meno- ja maksutositteista kopiot mukaan maksuhakemukseen.

Kirjanpitoraportit

• atk-tulosteina tai valokopioina tilikirjasta.
• Maksuhakemukseen mukaan aina kirjanpitäjän allekirjoituksella varustettuna raportoinnit (pääkirja/päiväkirja) ja hankekustannusten raportti (tuloslaskelma).

Kirjanpitoaineisto, jonka kirjanpitäjä allekirjoittaa:

1. Ote pääkirjasta ja päiväkirjasta
2. Hankekustannusten raportti (vrt. tuloslaskelma)

Kustannusjaottelu eri hanketyypeissä (hankekustannusten raportointi):

Yleishyödyllinen kehittämishanke:

• palkkauskulut
• ostopalvelut ja palkkiot
• vuokrat
• kokouspalkkiot
• kotimaan matkakulut
• ulkomaan matkakulut
• muut kustannukset
• talkootyö

Yleishyödyllinen investointihanke:

• Kone- ja laitehankinnat (tilikarttaan tarpeellinen määrä kirjanpitotilejä)
  • koneet ja laitteet yhteensä
• Rakentaminen
  • kustannukset yhteensä (tilikarttaan tarpeellinen määrä kirjanpitotilejä, kustannusten erittely yksityiskohtaisemmin)
  • - josta talkootyön arvo

Koulutushanke, elinkeinojen kehittämishank:

• palkkauskulut
• ostopalvelut ja palkkiot
• vuokrat
• kokouspalkkiot
• kotimaan matkakulut
• ulkomaan matkakulut
• muut kustannukset

Menotositteiden liitteet kustannuslajeittain

palkkakustannukset

• kopio työsopimuksesta ( palkan suuruus ja sen perusteet )
• tuntikirjanpito hankkeelle tehdystä työstä  2326L tai vastaavat tiedot
• selvitys lakisääteisten sivukulujen ja lomarahojen perusteesta ja maksamisesta
• yli vuoden kestävän projektityösuhteen työnhakuilmoitus

ostopalvelut/ palkkiot

• jäljennys sopimuksesta, jonka perusteella palkkio maksetaan

vuokrat

• kustannusten jakoperusteet 2321L

matkakulut

• kotimaan matkalasku  2320L tai vastaavat tiedot
• kopio ajopäiväkirjasta
• ulkomaan matkalasku 2327L
• ulkomaan matkan ja opintomatkan ohjelma ja matkaraportti  

kokouskulut

• kokouspalkkioiden ja kokouskulujen perusteet
• kopio kokouksen esityslistasta osallistujaluetteloineen

 talkootyö

• lista tehdyistä talkootöistä 2325L tai vastaavat tiedot
  (työn sisältö, ajankohta, arvo ja työntekijän syntymävuosi )

muut kulut esim.

• julkaisu-, ilmoitus- tai tiedotekuluista; kopio lehti-ilmoituksista, mainoslehtisestä, esitteestä tai muusta vastaavasta tiedotus-, ja julkaisutoiminnasta
• tuloste www-sivuista, vähintään kotisivun osalta
• loppumaksatukseen yksi kappale julkaisusta, av-aineistosta tai muusta vastaavasta tuotteesta
• toimisto, puhelin ja kopiokuluista jakoperusteet 2321L

 rakentamiseen liittyen

• jäljennökset rakennuslupapäätöksestä, katselmusten pöytäkirjoista
• suunnittelun kulutositteet ensimmäiseen maksuhakemukseen

 koneet ja laitteet

• käytettyinä hankituista asiantuntija-arvio tai muu selvitys käyvästä arvosta, jäljellä olevasta käyttöiästä ja teknisistä ominaisuuksista      

koulutukseen liittyen

• kopiot koulutustilaisuuksien osanottajaluetteloista
• kopio tilaisuuden ohjelmasta

Lisäselvityksiä liitteiden osalta:

Tuntikirjanpito (työajan seuranta)
Työntekijän on pidettävä tuntikirjanpitoa, josta ilmenee hankkeelle tehty työsuoritus (esim. kopiointi tai postitus, ei riitä sana: toimistotöitä)

Talkootyö
Talkootyö kirjataan talkootuntilistojen avulla. Jokaisen talkoolaisen on omalla nimikirjoituksellaan varmennettava talkootyönsä määrä. Hankkeen vastuuhenkilö allekirjoittaa talkootyölistat.
Talkootyötä hyväksytään pääsääntöisesti joka maksatuksen yhteydessä rahoituspäätöksessä hyväksytyn luontoissuoritusprosentin mukaisesti.

Luontoissuoritukset (talkootyö, konetyö) eivät sisälly normaaliin kirjanpitoon, jossa käsitellään rahalla maksettavia eriä. Niiden osalta kirjanpitäjän selvitettävä käytäntö, jolla näiden määrä saadaan selvitettyä maksamishakemusta varten (laskennalliset erät tms. käytännöt kirjanpidon yhteydessä tai erillisenä eränä kirjanpidon ulkopuolella).

Rakentaminen eli investointi

Valmiusastetodistus ensimmäiseen ja viimeiseen maksatukseen (sen antaa kunnan rakennustarkastaja (jos hankkeeseen on tarvittu rakennuslupa) tai muu rakennusalan ammattihenkilö. Ei hankkeen suunnittelija tai valvoja. Maksuhakemuksen allekirjoituksella hakija vakuuttaa, että rakennuskohteessa on voimassa oleva palovakuutus.

Tulotositteet

Mikäli rahoituspäätöksessä on hankkeelle hyväksytty tuloja, tulee niiden syntyminen selvittää tulo- ja maksutositteella. Liitteeksi esim. selvitys myyntitulosta, käyttökorvauksista tai muista vastaavista tuloista.

Selvitys hintatasosta

Hankinnan suuruuden mukaan tehtävät selvitykset:

• yli 15 000 euroa: julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukainen hankintapäätös
• yli 3000 euroa: tarjousten pyytäminen, lomake 2310L tai vastaava selvitys menettelystä, vertailusta ja perusteluista
• yli 500 euroa: selvitys tavanomaisesta hintatasosta paikkakunnalla, lomake 2310L

Tilintarkastus

Monivuotisissa hankkeissa liitetään tilintarkastajan lausunto aina vuoden viimeiseen (kustannukset eritelty 31.12. saakka) maksamishakemukseen sekä loppumaksamishakemukseen. Kestoltaan alle puolentoista vuoden hankkeissa tilintarkastajan lausunto esitetään loppumaksatusta haettaessa.

Arvonlisävero

Rahoituspäätöksen Hankkeen hyväksytty kustannusarvio –kohdassa maininta kustannusarvio sisältää arvonlisäveron tarkoittaa, että maksamishakemukseen kirjatut kustannukset sisältävät myös arvonlisäveron osuuden. Arvonlisäveroa ei eritellä ja sitä hankkeen toteuttaja ei saa hakea palautuksena myöskään hankkeen päättymisen jälkeen.

Maksettava tuki

Tukea maksetaan enintään tukitasoa ja myönnetyn tuen määrää vastaava osuus maksuhakemukseen sisältyvistä hyväksyttävistä kustannuksista.

Tuen maksamisesta päättää työvoima- ja elinkeinokeskus, joka kokoaa maksuja koskevat tiedot ja toimittaa ne Maaseutuvirastolle. Maaseutuvirasto vastaa menojen tukikelpoisuuden tarkastamisesta ja hyväksymisestä sekä maksujen suorittamisesta.

Tukikelvottomat kustannukset vähennetään tukikelpoisista. Tarkemmat ohjeet hankehakemuksen täyttöohjeessa, mm. 3 % sääntö.

Hankkeen toteutusaikana hankkeesta saadut tulot vähennetään hankkeen hyväksyttävistä enimmäiskustannuksista tai hankkeen toteutuessa kustannusarviota pienempänä tulot vähennetään hankkeen hyväksyttävistä kustannuksista.