Raportointi ja tiedottaminen
Päivitämme raportointia koskevaa ohjeistusta sitä mukaan kuin ohjelmakauden 2007-2013 lainsäädäntö on ja maaseutuviraston ohjeistus valmistuvat.
Hankkeen raportointi
Raportointi
hankkeista
Tuensaaja huolehtii, että hankkeesta tehdään
vuosiraportti annetussa aikataulussa. Lisäksi maksuhakemuksen yhteydessä tulee
ilmoittaa vastaavat tiedot siltä toimintajaksolta, jonka kustannuksia haetaan
maksuun. Tämä raportti voi olla vapaamuotoinen, mutta kaikessa raportoinnissa
kannattaa käyttää samaa kaavaa, joka vaaditaan loppuraportin yhteydessä,
tällöin raportin kirjoittaminen on mahdollisimman vaivatonta. Loppuraportin
tekeminen kannattaa aloittaa riittävän ajoissa, jotta se ehditään käsitellä
hakijan hallituksessa ja mahdollisesti ohjausryhmässä. Kokousten jälkeen raporttia
voidaan korjata ja täydentää ennen sen toimittamista rahoittajalle.
Monivuotisissa hankkeissa hankkeen edistymisestä
tehdään selvitys kalenterivuosittain, raportointijakson ollessa siis 1.1. –
31.12. ja se tehdään seuraavan vuoden
maaliskuun loppuun mennessä. Alle yhden vuoden kestävässä hankkeesta
laaditaan loppuraportti viimeisen maksuhakemuksen yhteydessä, tällöin
ilmoitetaan myös hankkeen seurantatiedot ( indikaattorit).
Hankkeen
indikaattoritiedot
Hankkeen seurantatiedot ( indikaattorit tilanteessa
31.12.) ilmoitetaan monivuotisissa hankkeissa toimintaryhmään seuraavan vuoden tammikuun loppuun
mennessä. Näitä hanketukien seurantatietoja tulee kerätä jatkuvasti, jotta
raportointivaiheessa kaikki tarvittava tieto on valmiina. Lisäksi Pohjois-Kymen
Kasvun kehittämisohjelmasta rahoitetut hankkeet raportoivat ryhmän omien seurantatietojen
toteutumisesta hankkeessa. Näillä pyritään tuomaan esille sellaisia vaikutuksia
ja tuloksia, jotka muutoin jäisivät huomiotta.
Lisäksi vaikuttavuuden seurantatietoja on annettava
TE-keskukselle kahden vuoden kuluessa tuen viimeisen erän maksamisesta Maaseutuviraston sitä erikseen pyytäessä. Tällöin annetaan
tiedot niistä hankkeen tuloksista, jotka ovat syntyneet hankkeen vaikutuksesta
sen päättymisen jälkeen. Tuensaaja on myös velvollinen tarvittaessa vastaamaan
arviointikyselyihin.
Lomakkeet
saa nettisivulta: lomake.mmm.fi .(HUOM!
Lomakkeita uusitaan vuosittain.)
sekä Pohjois-Kymen Kasvun toimistosta.
Loppuraportti ja viimeinen
maksuhakemus tulee laatia viimeistään neljän kuukauden
sisällä hankkeen toteuttamisajan päättymisestä ja käsitellä ohjausryhmässä,
jonka antaa asiantuntijalausunnon loppuraportista.
Loppuraportissa tarkastellaan hankkeen toiminnan
edistymistä hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan nähden ( rakentamisessa myös
rakennussuunnitelmaan nähden).
Raportti sisältää ainakin seuraavat tiedot:
Perustiedot ja yhteenveto:
- hakijan
ja hankkeen tiedot
- lyhyt
yhteenveto sis. tavoitteet, keskeiset toimijat, toimenpiteet,
kustannukset, rahoitus ja tulokset
Raportti:
- Hankkeen
tavoitteet
- ylemmän
tason tavoitteet, joiden osa hanke on
- hankkeen
omat tavoitteet
- Toteutus,
kuvataan hankkeen toteutus, esille tulleet ongelmat ja poikkeavuudet,
jatkosuunnitelmat sekä perustelut muutoksille
- toimenpiteet
- aikataulu
- resurssit
-
toteutuksen organisaatio
- kustannukset ja rahoitus
- raportointi ja seuranta
- toteutusoletukset ja riskit
- Yhteistyökumppanit
- Tulokset
ja vaikutukset, hankkeen tulokset verrattuna
alkuperäisiin tavoitteisiin ja hankesuunnitelmaan
Loppuraporttiin
on hyvä liittää mahdollisia lehtiartikkeleita, valokuvia tai muuta materiaalia,
joka hyvin kuvaa hankkeen toimenpiteitä ja tuloksia.
EMOTR:n tukiosaston
rahoittamien hankkeiden asiakirjat (tositeasiakirjat ym.) on säilytettävä
vuoteen 2020 saakka.
Raportit ja maksuhakemukset liitteineen Pohjois-Kymen Kasvun toimistolle.
Hankkeesta tiedottaminen
Rahoitusta saaneilla hankkeilla on tiedotusvelvollisuus.
Kehittämishankkeet ovat julkisia sen jälkeen, kun Pohjois-Kymen Kasvun hallitus
on antanut puoltavan lausunnon.
Hankkeiden on laadittava tiedotussuunnitelma (kts.
hankesuunnitelma) ja huolehdittava hyvästä tiedotuksesta hankkeen kohderyhmälle
ja muille asiasta kiinnostuneille.
EU velvoittaa
kehittämishankkeissa tiedottamaan hankkeen alkamisesta sekä sen saavuttamista
tuloksista. Nämä viestinnälliset kulut sisällytetään hankkeen kustannuksiin.
Logot näkyviin!
Hankkeiden on kerrottava olevansa nimenomaan
EU-osarahoitteisia hankkeita. Kaikessa tiedotuksessa on huomioitava
Manner-Suomen maaseutuohjelman viestintäohjeet (www.maaseutu.fi > Manner-Suomen
maaseutuohjelma > viestintäohjeet). Seuraavia logoja on käytettävä:
- EU:n
tähtilippu ja sen vieressä teksti: Euroopan maaseudun kehittämisen
maatalousrahasto: Eurooppa investoi maaseutualueisiin
- Leader-logo
- Manner-Suomen maaseutuohjelman viestinnällinen elementti
- Pohjois-Kymen
Kasvu ry tulee mainita rahoittajana, logon saa nettisivuilta www.pohjois-kymenkasvu.fi
Pääsääntöisesti rahaston
tunnuslausetta käytetään aina, kun sille on riittävästi tilaa eli tekstistä on
saatava selvä. Mikäli lauseelle ei ole tilaa, kirjoitetaan lipun alle
"maaseuturahasto". Alla olevissa kuvatiedostoissa on EU-lippu, ja sen
alla maaseuturahasto-teksti.
Tiivistelmä,
esitteet, tiedotteet, lehti-ilmoitukset
Heti hankkeen alussa kannattaa hankkeesta tehdä
A4-kokoinen tiivistelmä, johon kirjataan hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet.
Tiivistelmä toimii hyvänä yleisesitteenä hankkeesta. Se on myös helppo
toimittaa hankkeesta kiinnostuneille tahoille. Muistakaa päivittää
hanketiivistelmää koko ajan hankkeen edetessä. Kannattaa tuoda aktiivisesti
esille, mitä hankkeessa on saatu aikaan.
Esitteiden ja tiedotteiden sisältö riippuu
siitä, kenelle tai mihin tarkoitukseen ne on ajateltu.
Ainakin seuraavat seikat on hyvä mainita:
- Hankkeen
toteuttaja ja yhteystiedot
- Missä
toiminta tapahtuu
- Mitä
toiminnalla tavoitellaan ja kuinka hanke toteutetaan
- Muita
oleellisia seikkoja, joita halutaan kertoa
- Rahoittaja:
EU-osarahoitteinen hanke ja kaikki em. logot
Miten
saa julkisuutta?
Tiedotusvälineet eivät välttämättä löydä
hanketta, jollei siitä kerrota toimittajille. Siksi kannattaa joko soittaa toimituksiin ja kertoa omasta
hankkeesta tai tulevasta tilaisuudesta tai kutsua toimittaja kylään. Toinen
vaihtoehto on kirjoittaa asiasta valmis lehdistötiedote ja lähettää se
tiedotusvälineille.
Leikekirja
|
