Ohjausryhmän kokouksen esityslista 10.12.2003

Ohjeellinen malli ensimmäiseen kokoukseen.
Ohjausryhmän kokoukseen kutsutaan hankkeen toteuttajatahon edustajat, TE-keskuksen edustaja (ilmenee hankepäätöksestä) ja Pohjois-Kymen Kasvun edustaja. Kokous pidetään, kun TE-keskuksesta on saatu hankepäätös.

1. Kokouksen avaus

2. Ohjausryhmän toimintaan liittyvät asiat

• valitaan ohjausryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri
• todetaan ohjausryhmän kokoonpano ja täydennetään ohjausryhmää tarvittaessa
• todetaan ohjausryhmän tehtävät:
• hankkeen etenemisen valvominen
• hankkeen talouden valvominen
  
• päätetään pöytäkirjojen tarkastamistavasta
• päätetään ohjausryhmän matka- yms. kulujen korvaamisesta
• sovitaan ohjausryhmän sisäisistä pelisäännöistä

3. Hankkeen sisältöön liittyvät asiat

• selostetaan hankkeen keskeinen sisältö ja sovitaan toimintatavoista
• todetaan hankkeen tavoitteet ja tulokset
• sovitaan arviointitavoista hankkeen aikana
• hyväksytään hankkeen työsuunnitelma/toimintasuunnitelma ja vastuuhenkilöt
• sovitaan kilpailuttamisen menettelytavoista.
  

4. Hankkeen maksuliikenteestä päättäminen

• todetaan hankkeen saama rahoitus ja päätetään mahdollisesta ennakon hakemisesta
• päätetään pankkitilin avaamisesta hankkeelle (mikäli tiliä ei ole avattu)
• päätetään miten kirjanpito hoidetaan ja kuka hoitaa (allekirjoittaa kirjanpitoraportit)
• päätetään kuka/ketkä hyväksyvät hankkeen laskut, talkootuntilaskelmat ja muut vastikkeettomat suoritukset. (2 henkilöä, jääviyskysymykset otettava huomioon)
  
• todetaan vastuulliset nimenkirjoittajat allekirjoittajiksi maksamishakemuksiin ja väli/loppuraportteihin, indikaattoreihin ja mahdollisiin hankesuunnitelman täydennys/muutoshakemuksiin sekä muihin mahdollisiin papereihin.
  

5. Päätetään hankkeen tiedottamisesta

6. Muut asiat

7. Päätetään seuraavan kokouksen ajankohdasta

8. Kokouksen päättäminen

Muissa ohjausryhmän kokouksissa käsitellään ja kirjataan pöytäkirjaan:

• hankkeen tilannekatsaus: mitä on tehty, saavutukset, toimenpiteet ja talous
• hankkeen tulevat toimet: mitä tehdään jatkossa
• mahdolliset hankesuunnitelman muutosesitykset ja kustannusarvion muutokset (Toimintaryhmän kautta muutos tai hankesuunnitelman täydennys TE-keskukseen)
  
• kilpailuttaminen, miten hoidettu hankkeessa.
  
• laaditut väliraportit, maksamishakemukset ja muut selvitykset.
  
• hankkeen päättyessä loppuraportti, maksamishakemus ym. asiakirjat käsitellään ohjausryhmässä