Hankkeen toteutus ja maksatukset

Tärkeimmät asiat hankkeen toteutuksessa

• Lue rahoituspäätös huolellisesti läpi ja kysy heti joko meiltä tai ELYn käsittelijältä, jos joku on epäselvää!
• Hanke pitää toteuttaa rahoituspäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti, Jos esim. hankkeen sisältöä, kustannusten jakautumista tai toteutusaikaa täytyy muuttaa, muutokseen pitää pyytää etukäteen lupa Kasvulta tai ELYstä. Ilmoittamatta ja omin päin tehty muutos voi johtaa tukien maksamatta jättämiseen tai maksettujen tukien takaisinperintään.
• Dokumentoi, dokumentoi ja dokumentoi! Säilytä ja arkistoi mieluummin liikaa kuin liian vähän hankkeeseen liittyviä dokumentteja ja asiakirjoja. Aloita dokumentointi heti, kun aloitat hankkeen toteuttamisen: kerää talteen talkootyölistat, työajanseurannat ja osallistujalistat heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
• Hankkeen kirjanpito pitää järjestää asianmukaisesti osaksi hakijan kirjanpitoa. Hankkeelle kannattaa perustaa oma kustannuspaikka (flat rate-kustannusmallihankkeessa kaksi). Huomioi, että maksuhakemuksen liitteeksi tarvitaan useimmissa tapauksissa pääkirjanote, minkä vuoksi kirjanpitoa täytyy käytännössä tehdä useammin kuin kerran vuodessa.
• Numeroi tositteet, jotta ne voi yhdistää kirjanpidon vienteihin.
• Kustannuksia voi syntyä hankkeelle vain hankkeen toteutusaikana. Rakentamisen suunnittelukustannukset lupahakemusprosesseineen on tästä ainoa poikkeus.
• Noudata tiedottamiseen ja viestintään liittyviä ohjeita.
• Jos hankkeeseen palkataan työntekijä, huolehdi, että työnantajavelvoitteet hoidetaan, että työpaikka laitetaan julkiseen hakuun, jos hanke kestää yli vuoden ja että työsopimus on tehdään kirjallisena.

Maksatuksen hakeminen

Maksatushakemukset tehdään sähköisesti Hyrrä-järjestelmässä ja niiden hakeminen kauden 2023-2027 hankkeisiin avautuu myöhemmin.

• Maksua voi hakea, kun hankkeessa on syntynyt  kustannuksia ja ne on maksettu ja viety kirjanpitoon.
• Suosittelemme vahvasti hakemaan maksatuksia vähintään puolivuosittain!
• Suosittelemme ilmoittamaan meille, kun alat tehdä maksuhakemusta Hyrrään.
• Huomioi, että tukea maksetaan tukiprosentin mukainen määrä maksuhakemuksen hyväksytyistä kustannuksista.

Raportointi ja hankkeen seuranta

• Jokaisen maksuhakemuksen yhteydessä kuvataan lyhyesti, miten hanke on siihen mennessä edennyt.
• Loppuraportti toimitetaan viimeisen maksuhakemuksen yhteydessä. Raportin sisältö on kerrottu rahoituspäätöksessä.
• Kirjanpitoaineisto ja hankkeeseen liittyvät tositteet pitää säilyttää rahoituspäätöksessä ilmoitettuun päivämäärään saakka.
• Investointihankkeissa investoinneille on asetettu pysyvyysaika, joka on kerrottu rahoituspäätöksessä.
• Osa hankkeista tarkastetaan. Tarkastuksen voi tehdä ELY-keskus, Ruokavirasto, maa- ja metsätalousministeriö tai EU:n toimielin.

(Sivu päivitetty 28.9.2023)